声音

是时候准备“办公室外”游戏了

现在注册

随着假期的到来,收件箱将越来越多地填充外出(OOO)自动回复。有些矮而甜。有些简洁。有些是快乐的。有些冗长而悔。但是,大多数将收件箱设置为OOO的人都不会花很多时间在向外界传达的内容上。

他们应该。您也应该如此。

每天您不在办公室时,都会发送数百个有关工作习惯,可靠性和沟通方式的示例。您如何看待自己?

就像其他通讯一样,此消息也是您品牌的一部分。您有多少次通过电子邮件发送给重要人物并收到以下回复:“直到(日期)我一直在办公室,但电子邮件访问受到限制”?这种不置可否的回应定下了不好的口气。它不会让人们知道您何时会回来或在您不在时与谁联系。

外出电子邮件(下)有什么问题?

1.它没有提供关于您的病态程度和何时回复的时间表。
2.它不会告诉人们在您不在时与谁联系。
3.它没有设定积极的基调。

作为CPA,您从事服务行业。您的专业声誉是关键。这种外出的讯息传达给外界,您不关心客户,您将他们的业务视为理所当然。

有效OOO电子邮件的四个组成部分

1.设置正面的语气。 请注意您在电子邮件中设置的基调。不要太简洁。不要试图幽默。并不意味着您在OOO时通过回覆他们的电子邮件来帮助别人。
2.让人们知道您何时回来。一天走了吗?一周了?让客户知道他们是否有时间敏感的问题。
3.让人们知道您在缺席期间是否(或不会)检查邮件。如果您外出时不打算查看邮件,那就可以了。坦白地说。
4. 给别人联系 (带有电子邮件地址和电话号码),如果他们有紧急情况,并且需要帮助,则请您返回。

外出时,您甚至还需要OOO?

如果您只想出去一两天,最好让助手或受信任的同事检查您的电子邮件,并告知您有紧急情况要扑灭。通常,这种方法比默认使用OOO自动响应更好。

您的助手或信任的同事有可能代表您回答客户90%的问题。没有人希望度过一个愉快的假期或参加400或500封未答复的电子邮件的专业会议。如果遇到紧急情况,请给您的助手或同事一些固定的日期和时间,以便他们安排您回国后与客户会面。

客户不在乎您是在假期休假,医疗急诊,小孩子的钢琴演奏会,还是在异常温暖的秋季挤进9洞高尔夫球场。他们发送电子邮件是因为他们需要解决问题。

作为注册会计师,您的工作时间表很紧张。之后,断开几天的连接很有益。只要确保您以正确的方式断开连接即可。确保照顾好客户,确保您不会重蹈覆辙。

外出时的自动回复很可能是您每年发送的阅读次数最多的电子邮件。当您没有钱时,它会向尝试与您联系的每个人提供。如果草率行事,OOO可能会对您的个人品牌造成不可挽回的损害。但是,如果做得好,OOO将是获得优质客户服务的绝好机会。

对于本文的转载和许可请求, 点击这里.
客户沟通 客户关系 实践管理 客户保留 客户策略
今日的更多信息