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付款:会计师事务所错失的机会

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尽管技术进步,但仍有太多公司在浪费时间和金钱进行人工账单支付和纸质支票。会计师事务所在帮助这些公司方面处于独特的地位,但是许多公司未能意识到处理付款是产生新收入,提供差异化​​服务并帮助客户节省时间的主要机会。

技术使客户将付款外包和会计师进行付款变得更加可行。协助付款是您公司增加收入并为客户解决实际业务问题的理想方式。

手动AP的费用

B2B付款效率低下。根据2018年9月 高盛证券研究,美国企业每年在B2B支付成本上的花费超过5,000亿美元,其中包括人员成本,支付处理费,跨境支付费,滞纳金和库存融资成本。造成如此高的AP成本的巨大原因是效率低下,原因是该报告指出,企业仍在支付大多数支票(最多80%)的纸质支票。

冗长的审核流程会极大地增加人工应付账款的成本。想一想在普通公司支付一张账单会涉及什么。供应商提交账单,该账单必须路由到该供应商的任何人,并由其监督者手动批准。帐单一旦获得批准,就必须通过批准程序进行实际付款,通常涉及另一个人。批准通过后,负责付款的人必须打印一张支票,签字,找到正确的信封和邮资,邮寄支票,然后将信息发送给下一个负责对账的公司。在包括非营利组织在内的某些组织中,每张支票都需要两个签名,这会使事情变得更加缓慢。在流程的每个步骤中,都有可能出现人为错误,延误,付款遗漏或滞纳金。

高盛(Goldman Sachs)估计,每笔通过人工处理方式支付的发票,会使一家小型企业的人员总数和处理成本最高达到22美元。乘以一年中支付的发票数量,费用便迅速飙升。每月处理100笔人工付款,每年的费用可能超过$ 26,000。一家每月处理500笔人工付款的公司正在寻找可能的每年132,000美元的付款成本,仅用于账单。

以支票付款不仅成本高昂且效率低下,而且供应商不喜欢它。当供应商通过支票付款时,他们必须打开支票,手动记录付款,签署支票,将其存入银行(通常需要实物旅行),记录现金存款,然后等待资金清除在他们正式获得付款之前。据最近 研究 万事达卡(MasterCard)和PYMNTS(PYMNTS)的报告显示,虽然纸质支票是最常用的付款方式,但供应商在优先级方面将它们排在第四位,仅次于ACH,银行转账和信用卡。

科技如何改变支付方式

技术的进步,包括数字业务支付和应付帐款自动化,已经说服了许多公司停止依赖人工流程和纸质支票。与传统的手动付款流程相比,AP自动化具有多个优势,可提高效率并降低成本。

AP自动化和数字业务支付消除了手工发票处理的来龙去脉,并将整个操作减少到了几下简单的单击,从而节省了大量时间。通过使过程自动化,还可以大大降低人工成本,从而将花费在AP处理上的人员时间减少了一半。除了减少时间和人工成本外,AP自动化还消除了支票库存,打印机墨水,信封和邮费的成本。结果是更快,更有效和更准确的账单支付,而费用却只是其一小部分。

就账单支付而言,人工智能同样在改变游戏规则。人工智能和机器学习采用基于规则的流程,例如付款批准,并将这些知识应用到创建自动工作流程中,从而改善和加速AP流程的几乎每个方面。 AI能够发现人们无法快速或轻松识别的数据点之间的联系,包括发现错别字,预测即将到来的发票,识别成本较低的供应商以及确定付款时间以最大程度地提高折扣和现金流量。此外,增加收入的收益超出了直接成本,因为曾经被手动付款处理任务所困扰的员工现在可以专注于可帮助企业发展的高价值工作。

随着技术的不断发展,新的支付方式正在出现,以取代传统的纸质支票。随着诸如信用卡,电子支票,ACH转移,国际电汇和虚拟卡之类的支付方式的引入,数字支付领域出现了,并在今天不断发展。展望未来,越来越多的企业正在考虑扩展其支付方式以包括加密货币,并且可能会出现其他数字支付方式。

您认为支票将成为可行的付款方式多长时间?您认为企业在五年内仍会通过支票付款吗?在10点?最终,支票和手动流程将完全被数字工作流程和支付所取代-起初会很缓慢,但是最后的转变可能是突然的。发生这种情况时,您和您的客户准备好了吗?通过现在采用数字支付和自动化,您将不再需要支票时处于领先地位。

成本比较:支票和数字付款

通过纸质支票支付的费用比大多数公司意识到的要多得多。据估计,依靠人工付款流程和纸质支票的小型企业在每张处理的发票上直接支出22.26美元。

相比之下,已经转向在线支付和AP自动化的小型企业立即看到了相关的成本节省。具有自动化流程和数字支付的公司每张发票的直接成本仅为6.89美元。这意味着仅通过数字化公司,他们就可以直接将AP成本节省76%。

AP自动化和数字支付的好处

尽管节省的成本可观,但并不是转变为数字支付的唯一好处。由于简化的工作流程需要更少的体力劳动,并腾出了员工来进行更高价值的工作,因此自动化使企业能够在更短的时间内处理更多的账单。

AP自动化和数字支付不仅为您的客户,也为他们的供应商提供了巨大的利益。他们可以更快地获得付款,并且以他们最喜欢的付款形式以及以本国货币启动。更快更好的付款使供应商感到满意,并提高了客户建立长期合作关系的能力。 AP自动化的简化体验对于参与支付流程的每个人都是双赢的。

仍依赖纸质支票支付账单的公司正在浪费时间和金钱。通过为您的客户处理AP并让他们使用AP自动化切换到数字支付,您的客户可以减少在每笔交易上花费的时间和金钱,从而使他们可以控制并降低成本。

现在是时候帮助您的客户放弃纸质支票并利用技术了。通过使用自动化处理客户的付款,您将为他们解决实际的问题,同时提高自己的利润。

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