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迎接远程管理审计团队的挑战

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没有人准备好拥有他们的所有审计师和家庭的客户。当大流行首先击中这个春天,我们都不得不即使我们可以随时随地即兴完成。不知何故,我们通过夏天繁忙的季节使其疲惫不堪,但为我们的团队能够在最具挑战性的情况下实现的。

审计团队现在正准备进入冬季繁华的季节,大流行仍然存在,许多办事处和企业仍然关闭。在审计员进入下一个周期之前,让我们暂停并暂停从远程审计的第一阶段吸取的经验教训,以了解您的公司如何构建已完成的内容并在必要时进行调整。

远程管理团队的挑战

审计师对他们在远程管理审计团队和客户进行管理的问题有很多故事:缺乏自发性和非正式的沟通;由于依赖电子邮件依赖而产生的误解;杂耍的家庭和工作责任;和缩放疲劳。

有效解决这些挑战需要过去最明显的观察,试图获得问题的根本原因。根据我们的研究和观察,我们确定了四个必须解决的主要问题:

1.缺乏管理支持。 团队成员需要任务和关系支持。两者,提供任务支持 - 告诉人们该做什么,在某些情况下,如何做到 - 通常更容易。这在审计团队中尤其如此,这是通过知识和经验的审计团队的审计团队(“完成审计计划”),并根据知识和经验组织分层。审计师习惯于在一个环境中工作,其中有更多经验提供了有关如何执行某些任务的指导。

提供关系支持更加困难。当审计师长期工作时,并排工作,他们个性的各个方面 - 为了更好,更糟糕 - 正在展出。这种透明度,虽然有时咄咄逼人,使监督员能够迅速识别和回应那些需要情感支持的人。

出于必要性的情况下,计划的电话更加稳定,更短。每个人都是最好的行为;团队成员可以隐藏他们的斗争,挫折和失败。在没有看到他们团队的需求的全部范围内,监督员可以迅速忽视他们需要提供关系支持,这反过来又有助于孤立感许多偏远工人的感觉。为了进一步复杂化问题,审计团队不断变化。就在团队开始击中其步幅时,审计结束,团队解散,以及审计师分散到形成新的团队并开始全部。

2.缺乏相互知识。 在遥控工作环境中,需要额外的时间和精力从客户端和其他团队成员获取信息。在某些情况下,在没有所有必要信息的情况下,似乎可能是符合预算和截止日期的最佳道路,至少在短期内。

没有一种自由和非正式地分享信息的方式,重要信息变得淤泥很容易。团队成员不仅缺乏共同的工作经验,还缺乏共享知识库。在远程增加经验丰富的团队成员的障碍将与团队新的人分享关于审计和客户的知识。

3.缺乏社会机会: 在其核心,审计是一项团队运动,良好的团队在围绕相互信任和尊重建造的化学。缺乏信任和尊重不仅使工作不那么愉快,它使团队效率较低。

在共同定位时,我们将社会机会视为理所当然;在休息期间发生的非正式关系建筑,快速走路,以获得咖啡,或过度午餐。当远程审计首次推动我们时,许多人并没有真正了解遥远的侵蚀关系多么努力。我们仍在衡量影响人们对审计效率和效率的影响。

4.在家工作。 我们都面临从家中工作的挑战,无论是从室友,家庭中学的分心,还是只是找到物理工作空间要富有成效。重要的是要记住,每个人都有一些在家工作的挑战。

管理这些挑战的最常见方法是调整一个人的时间表以满足各种需求。当团队中的每个人都在调整他们的工作时间表(根据客户)时,能够快速回答简单问题的能力变得更加困难。进度慢得多。从长远来看,模糊工作和家庭之间的边界可能导致一个人的生命中的两部分受苦。

迎接远程审计的挑战

虽然技术是解决方案的一部分,但符合远程审计的挑战,并非改进的技术并非所有的技术。如果审计是团队运动,那么投资新的通信技术就像投资新设备:有用,但只是一个开始。与任何技术一样,改善性能的关键与如何使用该技术而不是技术本身。

公司已经开始看到简单地将所有通信移动到计划的视频呼叫的局限性。远程工作条件引起的问题很复杂,解决它们的能力将要求公司更改现有的通信流程和规范。

沟通

1.建立沟通的节奏。当您与某人并排工作时,您可以在需要某种通信时实时查看。自发沟通是可能的。如果沟通量超过您最初计划的时间需要更少,通常不是问题。随着情况要求的自发性和调整时机是一个规范,实际上可以导致一致的模式。

通信物质的频率和一致性。拥有每日站立呼叫或日期汇报的价值。虽然这些会议中的信息交流很重要,但同等重要是它对个人团队成员施加的工作结构。了解团队将有一个日期的汇报征收了将项目前进的截止日期和核算。合并这种结构的团队往往会留在轨道上。

2.获得战术。与某人分享会议室时,很容易看出他们是否旋转他们的轮子。主管可以介入“展示”而不仅仅是“讲述”。遥控主管失去了在工作人员挣扎时看到第一手的能力,并且习惯于仅为其员工提供广泛的目标和时间表的主管可能会在他们回来的工作中感到惊讶。

所有具有监督责任的团队成员都应考虑如何更加战略,他们如何为他们为他们工作的人提供方向,包括提供帮助的客户。准备提供有关所需内容的更多详细信息,如何在那里到达那里的路线图,以及监控进度的常客。

3.不要忽视新的通信技术的培训和指导。新的通信技术旨在简单直观地使用,但这并不意味着公司应该让人们通过youtube或试验和错误学习如何使用它们。最终,大多数人学习如何执行视频会议或协作工具的基本功能,但你可以让每个人都能让每个人的中度到高级到高级熟练程度,即开始实现您投资的好处。

培训必须超越软件培训,包括每个工具最合适的情况。问题是,大多数人倾向于选择他们最熟悉的技术,即使它不适合这份工作。在案例研究证明适当技术的选择和使用时,需要一种整体通信方法。

公司应考虑在使用每个通信类型时创建指南和常见协议。它看起来像微观方式,但大多数人都从他们今年所面临的恒定饮食中磨损。坚定的指导方针将建立急需的一致性,这不仅可以帮助士气,而且还可以在整个公司中推动效率。

协调

审计人员发现很难看出他们的工作如何适合大局,这种情况缺乏对团队表现的直接影响。例如,当审计员执行演练时,他们可能无法意识到他们获得的信息直接影响团队识别风险和设计审计程序的能力。如果没有看到他们的工作如何适合整体大局,审计师将认为他们的工作作为必须完成的孤立任务,以满足审计要求。

这种团队成员执行的工作之间缺乏关联性仅在远程审计环境中增加。因此,团队领导者应专注于协调整个团队的职能,并找到他们主动互相联系的方法。

团队领导人将不得不找到鼓励和开展团队成员之间的多向沟通的方法。在某些情况下,可能涉及发现方法,例如,通过在群组呼叫期间预留时间来为本集团(不仅仅是团队领导者)进行审计的元素,他们涉及到群体呼叫中的时间他们学到了什么 - 不仅仅是关于账户余额和审计差异,而是更广泛的主题,例如客户会计记录的一般状态或其愿意准时完成PBC的愿意和能力。

因为个人没有机会自己制作这些联系,所以领导者必须主动确保他们发生。

结构,意向和领导力

与同一地点的某人一起工作为建立有效的沟通,团队成员之间的合作以及信任和支持文化的基础提供了基础。带走这个基础,化学和组动力学开始侵蚀,实现较低的实现肯定会遵循。

更换该基础需要的只是添加新的或升级的通信技术。基础的子专题元素,例如观察和响应非语言和情绪的能力,也必须被替换。

为此,将要求本组织建立新的通信流程和规范。团队领导必须准备好模拟和加强这些新行为,在必要时调整它们,并在整个组织中促进一致性。

在某些时候,大流行将结束,但是“新的正常”可能包括很多远程审计。现在是在过去一年中学到的经验教训的完美时间,所以我们可以改变,继续改善和建立我们所取得的成就。

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