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充分利用PDF

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PDF-它们有时感觉像是恐龙技术,但是使用起来却很棘手。我已经在这里介绍了PDF文件的基础知识 之前 。那时,主要是关于文件格式以及如何使用广泛使用的阅读器进行访问。但是,PDF不仅比提供阅读文档的工具有用,而且在某些情况下还可以填写其他人创建的表单,其作用远远不止这些。

使用正确的软件,您可以创建自己的表格,记录数字签名,锁定和保护文档,以防未经授权的用户更改甚至访问,等等。但是请事先警告-这些功能并不是免费提供的。如果要查看交互式表单在文档中的工作方式,请从IRS网站下载W-9。填写字段以彩色突出显示。

在过去的几个月中,我一直在测试三个比较流行的PDF系统。所有这些远远超出了读取PDF和填写预定义字段的简单功能。虽然不是唯一提供高级PDF系统的供应商,但我一直使用的三家供应商分别是Foxit Software的Phantom Business Edition,Nuance Software的Power PDF Advanced和Adobe Systems的Adobe。

自从Adobe在1993年发布该格式以来,PDF(便携式文档格式)文件就已经存在,后来又将其移交给ISO(国际标准组织)进行维护和传播。这是一种提供文档的紧凑方式,并且取决于PDF的创建方式,它可能是可搜索的,具有可填充该文档的字段或提供编辑和Bates Stamping功能。当今许多多功能打印机可以通过扫描创建可搜索的PDF。

PDF软件的免费阅读器版本与供应商要收费的更高级的PDF应用程序之间存在一些主要差异。费用可能有所不同,从Foxit Software的FoxitPhantom Standard和Nuance Power PDF约130美元到Power PDF Advanced 179美元(如果需要,可以按月订购),以及Adobe的Acrobat Standard DC或Acrobat Pro的订购每月13或16美元。 CD应用程序。所有这些在许多方面都是相似的,其中Acrobat是基于云的,其他供应商的应用程序都可以使用云连接。

当您为PDF应用程序付费而不仅仅是使用免费阅读器时会得到什么?如果您在线查看,将会看到所有这些应用程序甚至软件的标准版本的一长串功能。简而言之,我最常使用的功能是能够从其他文件格式(例如Microsoft Office应用程序)实际创建PDF,从PDF创建MS Office格式文档,以及填写现场表格的能力。 ,以创建经过数字签名的文档,并偶尔执行对文档的修改。你们中的许多人实际上并不需要经常进行修订(或足够详细)以证明支持该功能的PDF软件版本的成本是合理的。一种快速而肮脏的编辑方法是只擦除文档中的编辑文本,然后用黑色填充框替换它。或者,您可以仅在编辑的文本上方创建一个黑色填充框,然后锁定文档以使其无法编辑。这些方法偶尔可以使用,但例如,如果您有许多高度敏感的客户,并且进行了大量修改,则值得花一些钱来提高该领域的生产力。

老实说,我在这三个供应商的应用程序中没有特别喜欢的东西。就我个人而言,我倾向于采用单一购买的方式,而不是像Adobe和Foxit那样提供订阅,尽管Foxit Software的PhantomPDF可以单次购买,而不是按月订购。

Adobe非常友善,可以提供一年的Acrobat Pro DC订阅以供审核,我非常喜欢它,但是用完后可能不会继续订阅。我的需求变化不大,需要不断更新和新版本。我在台式机PC上安装了Foxit的PhantomPDF Business 9,在生产笔记本电脑上安装了Nuance的Power PDF Advanced,并且对这两者都感到非常满意。我使用这两家供应商的软件已有多年了,很幸运没有遇到任何问题。

根据我对这三个供应商的经验,我想您会对其中任何一个都感到满意。尽管我实际使用了这些供应商的应用程序,但其他供应商也提供了PDF软件。如果使用独立的扫描仪,它们通常会在随附的软件套件中包含PDF软件,就像某些面向办公室的MFP一样。在许多情况下,如果可用,它们可能会充分满足您的需求。

而且,如果您仍然只需要PDF阅读器,那么仍然可以免费使用几个优质的阅读器。福昕软件和Adobe都有很好的免费阅读器。 Nuance不再提供免费的阅读器,但是如上所述,它为需要创建和进一步操作PDF能力的用户出售Power PDF Advanced软件。

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