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首席财务官:控制您的报告流程

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当今的财务组织充满了繁琐的手动流程。毫不奇怪 首席财务官越来越担心 有关未发现的错误(尤其是错误),工作流程效率低下,缺乏协作和责任感的问题。

最后的更改和不一致的信息是导致错误的两个主要原因。太多的财务职能依赖于在面对面会议期间收集的信息以及从六个以上不同来源获取的数据。

但是,手动处理不是唯一的问题。多个贡献者,合规性要求和不断增加的截止日期也增加了压力。

那么,如何才能最好地管理外部报告流程,消除错误并让财务团队保持良好睡眠呢?

放牧猫
产生公司业绩是一项耗时且压力很大的工作,不幸的是,当财务报表获得批准时,这种工作并不会结束。从执行团队到董事会,投资者和监管机构,仍然存在将结果传达给利益相关者的过程。

他们不仅需要准确的数字。他们还想阅读有关数字说明业务的故事。如果这还不够,那么每个利益相关者都有不同的观点,这将使满足每个人的需求充满挑战并具有潜在的风险。

与外部利益相关者进行沟通涉及公司的各个部门,从财务到人力资源,风险,IT等,并且可以采取不同的形式,可以是新闻稿,投资者简报或董事会书。

将数据手动插入系统时,始终会涉及一定程度的风险。如果需要将来自不同的,不兼容的操作系统或应用程序的编号重新组合到另一个版本中,则会出现版本控制问题。可能会提出有关准确性的问题,如果数据经过太多层的手,甚至可能会质疑数据的客观性。

财务团队负责将各个部门的所有数据汇总在一起。问题是,财务不拥有数据,因此对其进行跟踪可能既耗时又容易出错。

工作流程和审计跟踪可提高责任心并降低风险。因此,必须使报告的内容和使用者一致,准确和放心。

使其可重复
报告过程中最糟糕的部分是必须一遍又一遍。这不是一次性的操作,而是每个月和每个季度进行一次。这是一个耗时,手动和重复的过程,不涉及其他增值活动。

结论
对手动过程的依赖可能导致缺乏数据一致性和控制力。随着法规要求的增加,对变更的需求不断增强,以可靠,统一的公司绩效管理平台的形式建立正确的系统和流程,可以成为报告流程难题和解决CFO失眠的解决方案。

正确的平台不需要大量的技术投资或重大的流程重新设计,因为您应该能够轻松地将其映射到现有的IT体系结构中。

使报告流程自动化意味着拥有多个报告的一个来源,一个准确性和一致性的数据库,可节省时间和资源的可重复过程,确保准确性的财务智能以及可管理多个部门中许多人的工作流。

一个有效的统一系统应该能够实现上述所有功能,从而使您可以准确,及时,简单地将您的号码传达给所有利益相关者,从而减少财务报告风险。自动化数据并将其转变为贵公司的获奖报告流程。

约翰·汉考克/宏利案例研究

挑战
总部位于加拿大的金融服务集团宏利(Manulife)于2004年收购了美国保险业领导者约翰·汉考克(John Hancock),成为全球最大的保险公司之一。由于北美地区的流程和法规不同,因此管理所有报表变得越来越困难,因此该组织于2011年开始专注于如何改善各个实体的财务报表流程。挑战包括多种报告要求以及对手动流程的依赖。例如,分散业务部门为同一脚注提供的数据需要手动合并。更复杂的是,每个国家/地区的财务团队都在使用不同的流程。加拿大团队使用嵌入的Excel文件,而美国团队则手动更新所有数字和文本,从而导致财务报表的报告过程不一致。另一个问题是一次只能有一个用户可以更新文档。

目标
2011年9月,该公司成立了一个项目团队,以确定一组目标并开始寻找自动化报告解决方案。该计划是在2012年为美国John Hancock部门实施解决方案,并于2013年向母公司Manulife推广。

团队的总体目标是简化财务报告流程。一个关键目标是为产生所有财务报表创造一个真实的来源。报告解决方案还必须与Lawson的总分类帐系统集成。项目团队还希望确保所有财务报告的一致性和标准化,而又不易出错且费时。

解决方案
2012年1月,该公司选择了具有高级功能的协作披露管理(CDM)解决方案。
2012年3月,团队记录并审查了业务需求,并在测试环境中实施了CDM。接下来,团队开始测试,构建报告和培训。该公司还建立了一个包括IT和财务报告人员在内的超级用户工作组。

CDM软件于2012年5月正式实施。利用现有的Lawson总分类帐系统和Essbase数据库管理系统,该团队创建了第二个数据集市,以便所有财务信息都可以上载到中央存储库中。在接下来的几个月中,项目团队专注于生成九份报告,其中包括多套经审计的美国GAAP报表,由保险监管机构和美国全国保险专员协会(NAIC)提交的经审计的法定报告,以及在监管文件中包含的未经审计的脚注。保险监管机构和NAIC。在六个月内,该公司对员工进行了培训,创建了所有要求并开始生成财务报表。

2013年初,该组织开始将CDM用于其他John Hancock报告,包括多套管理讨论和分析(MD&A)NAIC和保险监管机构以及审计委员会和董事会的内部季度管理报告的要求。到2013年底,约翰·汉考克(John Hancock)的96个人正在使用该软件,财务团队正在制作包含三种不同会计方法基础和15个法人实体的报告。

此外,宏利开始使用清洁发展机制来产生其年度和季度中期财务报表。到2014年初,宏利还使用CDM作为MD&A在其向股东发布的季度报告中以及其新闻稿。

好处
如今,John Hancock / Manulife拥有一个用于存储所有财务报告信息的中央存储库。数据收集过程非常简单,并且组织拥有一个更加可控的环境,用户可以准确地知道要去哪里。 CDM还允许使用内置检查功能连续监视数据,以确保在从总账上载任何内容之前,数据保持平衡。

流程更加简化和标准化。例如,业务领域具有标准模板,使它们可以在季度或年度结算过程中更新其数据,从而使财务报表的一致性更高。

该组织在北美的财务团队中培养了非常强大的专家用户群体。该小组的效率有助于加快管理审核流程,并显着减少了报告时间。例如,团队能够比2012年提前四天发布John Hancock的2013年财务报表。

展望未来,该项目路线图包括利用CDM在各种Manulife报告之间的链接功能,利用该软件的XBRL功能并实现新的作业计划功能。如此多的报告背靠背运行,每个报告可能需要15到30分钟才能运行。 CDM帮助创建了调度功能,该功能实际上将允许作业运行一整夜。当团队早上到达时,财务报表将被更新,以供管理层审查。

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