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适用于公司和SMB客户端的自动化AP:三个关键步骤

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对于为小企业提供服务的公司,成功基本上被降低了不必要的成本并有效地分配资源的能力。最简单但经常被忽视的方式之一是通过手动的自动化,繁琐的流程来堵塞工作负载并绑定资源。

谈到会计时,这尤其如此,其中两次和金钱的潜在节省很高 - 特别是对于应付账款流程,这需要在没有自动化的情况下完成的重要时间和资源。

然而,小于中等企业的速度很慢,以抓住自动化可以提供的积极效益。现在, 86%的SMBS 手动输入他们的会计数据 - 与企业的22%相比 - 这意味着不投资自动化的宝贵时间和金钱正在浪费。事实上,SMB可以将典型的AP发票处理时间降低40天,根据BeanWorks的数据,每次发票的过程中节省大约12美元的过程完全自动化。

虽然开始一个完全自动化的过程可能看起来令人生畏,但会计师可以将其分解为几个简单的步骤。谈到AP自动化时,一家小公司可以通过注意以下三件事来制作开关。

1. 确保它与现有会计系统兼容。

自动化并不总是意味着您需要丢失现有系统并重新开始。相反,新的AP自动化软件必须与您现有的软件完美地适合,以使其最有效。紧密集成公司将导致最有效的过渡到AP自动化。

您应该寻找与公司已经到位的软件兼容的AP自动化提供商。这种方式,而不是互相工作,软件解决方案互相补充。为了节省时间和金钱,需要最平滑的转换 - AP自动化应该迎合现有系统和流程而不是反对它们。

目标是为所有软件作为团队工作。正如企业资源规划一样自动化项目管理和人力资源,AP自动化简化了从发票到付款的所有内容。这将允许您降低AP自动化的风险,在不久的将来节省开销和增加投资回报率。

2. 找到合适的自动化提供商

同样重要的是找到一个解决方案提供商,了解您所服务的客户,您有多大,以及您所在的环境。每个公司都有很大不同的AP需求,您需要能够将您的信任放在提供者中彻底了解您的特定要求。除了ERP集成之外,您公司的规模,行业提供,潜在的增长都需要考虑,以便找到一个可以帮助您扩展您的AP部门的提供商。

3. 带来完美的商业案例

在寻找自动化AP系统时,请记住的最后一件事是制定强大的商业案例,以使您的合作伙伴向他们展示AP自动化可以在公司和客户端上的影响。

制定强大的业务案例,清楚地表明自动化的好处 - 增加了可见性,降低成本和改善其余业务的影响。

评估当前的AP状态和通过自动化节省的款项可以走向确定和推销投资给关键决策者的资金,他们经常需要看到投资回报率的潜力,在他们发出重大决定之前,成立的过程。将其视为与山脉的较高型数据,以山脉展示AP自动化如何适应公司的长期计划。

要完成这一点,您需要 建立一个结构良好的商业案例 这显示了与自动化的丰富效益相结合的每一个初始成本。突出与传统AP解决方案相关的风险,并显示您的高级老板,未能采用自动化为SMBS的进一步共鸣,而不是为大型企业提供。

自动化对于每一个大小的企业至关重要,但与流行的信仰相反,通过保持过时的会计流程完好无损,小企业甚至更加丢失。不要害怕改变并将您的会计达到下一级别。

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