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在税务实践中提高网络安全的3种方式

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没有从业人员想要发现其客户的数据已被泄露。除了关心客户的福祉外,您还可能被发现有过失并为违反行为承担责任,这将使您和您的声誉处于非常不利的境地。不幸的是,确保网络安全是一项艰巨的任务,并且只有在您还拥有处理客户数据的员工的情况下,这才变得更加困难。数据泄露的风险无处不在,因此您始终必须参与A游戏。这是您现在可以开始采取的行动清单,以提高您实践中的网络安全性。

1.谨慎使用电子邮件

如果您不谨慎使用电子邮件,则电子邮件可能构成您作为从业人员面临的最高安全风险之一。事实上, 十分之九的计算机病毒 来自电子邮件附件。

为避免成为网络攻击的受害者,请确保对您和客户之间的敏感电子邮件进行加密,尤其是当您的客户通过电子邮件发送文档时。加密使得只有预定的收件人才能查看您的电子邮件。那里有很多文章将引导您完成电子邮件加密。设置它不需要聘请专家,但是需要一定的技术知识。

第二,当心来自潜在客户的未经请求的电子邮件。虽然从潜在客户那里接收电子邮件对于企业来说似乎不错,但是您需要保持警惕,尤其是在电子邮件中包含要下载的文件时。黑客可能会假装自己是“推荐”您的做法的潜在客户。他们会在电子邮件中附上他们声称是税收文件的文件,但这些文件实际上包含恶意软件。为防止这种网络钓鱼,请谨慎处理这些电子邮件。如果某人声称是推荐人,请在单击电子邮件中的任何内容之前,先与您的推荐该顾客的客户进行核对。如果发现有关电子邮件发件人的问题,请删除电子邮件。

2.投资云

尽管一些从业人员对云的安全性有所保留,但实际上,与直接在计算机上存储文件相比,云(如果您使用的是可靠的云提供商)更安全。这是因为可靠的云提供商需要对其数据中心采取严格的监管标准,并且为云提供商工作的IT专家比普通从业者更了解如何保护信息。

此外,最好的云提供商使用加密和摘要访问身份验证。

•加密是使用算法将纯文本信息转换为称为密文的不可读形式的过程。需要算法和加密密钥来解密信息并将其返回为其原始的纯文本格式。

•摘要访问身份验证是一种交换凭据(例如用户名和密码)的方法,这对于网络罪犯而言更难以逆转和破解。

请务必牢记,网络罪犯并不是对客户数据的唯一威胁。数据也容易受到物理威胁。如果将客户的记录保存在计算机上或文件柜中,则很容易因电涌,火灾,自然灾害,洪水,盗窃或屋顶泄漏而被破坏。有了云,这不是问题。可靠的云提供商会竭尽全力确保其数据中心在物理上安全并在地理上分散。

3.切实保护您的办公室

关于物理安全性,即使您使用云,也应该以其他方式对办公室进行物理保护。例如,您可以考虑与员工一起实施办公桌清洁政策。拥有“整洁的办公桌”意味着不会漏掉任何敏感信息,以便于访问。其中包括密码,客户的税务文件等。

您可以采取的其他物理安全措施包括在所有存放机密文件的机柜和房间上锁,并在离开办公桌时锁定计算机。

请记住所有这些操作,您需要确保员工中的每个人都遵循它们。只有一位对安全性不严的工作人员会给您的实践和客户带来很多问题。您可以考虑每季度进行一次安全培训,以使团队保持最新状态。

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