切换警报:编制者如何处理敏感文件

现在注册

A 新闻故事 从新墨西哥的后面的胡同突出了一个在全国各地扑出的问题:旧税务记录包含从社会安全号码和支票簿到银行账户的信息,以便在公共垃圾箱中遗漏的电话号码。

在新的墨西哥案件中,根据报告,许多文件由国家预备链的附近办公室编制,但无论税务实践的规模如何,适当处置旧客户文件是工作流程,意识和认识的问题纠正存储和实际破坏的工具。

“我们保留了客户的回报和数据扫描副本几年,超过IRS要求,”Meuwissen,Flygare,Kadrlik的CPA和管理合作伙伴说&联想在伊甸园大草原,明尼苏达州。 “他们当时从我们的系统中删除并删除。我们有一个系统的方法来替换计算机硬盘驱动器并以防止它们被访问的方式销毁它们。我们与具有硬盘的复印机和打印机一样。“

“我们拥有的一切是数字的,所以没有旧的纸质记录摧毁,”布鲁斯·吉祥人,CPA和山顶财富倡导者,明尼苏达州先湖。 “我们有一个IT顾问,他们将所有转换从旧电脑丢弃到一个新的。他们照顾擦拭干净和破坏任何旧电脑驱动器。“

德布拉詹姆斯,成立核算招生&管理服务,俄亥俄州Lorain,将原始文件返回给客户。 “如果我们保留任何东西的副本,”她说,“我们将他们保留了四年的纳税申报表,之后我们清除了文件并让他们拿起并专业地撕碎了。”

一辆大卡车

一种方法似乎最受欢迎,希望摧毁旧客户纸。 “我撕碎了一切,”Larry Pon,一个注册会计师和ea在pon&员工,在加利福尼亚州红木市。 “一辆大型卡车展现在我的办公室里,吃我的所有文件。”

“我们在我们的地板上有一个保税碎片服务,我们用来将所有纳税人信息除以我们的客户,因为我们在加利福尼亚州伯班克的注册会计师Brian Stoner说。 “旧电脑驱动器被粉碎和脱磁,然后送到电子废物处理服务。”

“我们粉碎了[但]我们不会在康涅狄格州康涅狄格州阿姆斯特朗金融策略的伊斯斯特朗金融策略,康涅狄格州莫斯特阿姆斯特朗说

根据 docuvault. ,有两种类型的碎片服务:在线和异地。除了粉碎服务的其他要点之外:

  • 公司应该是AAA认证的 全国信息毁灭协会,这意味着该公司培训才能适当地粉碎机密文件。关于他们认证的双手公司。
  • 公司提供哪些保险?不同的碎片服务提供不同的保险水平。确保您正在考虑的公司被保险人应该出错,如身份盗窃。
  • 有些公司提供的不仅仅是碎片的服务,如文件存储。有些人还提供每年清洗的折扣。

你也可以询问一个 销毁证明书,有关销毁论文的详细信息,可确保粉碎过程符合所有相关的安全法。

无纸化薪水?

该行业较长的追求无纸体公司似乎支付了一些小型股息,至少在文件存储方面。 “我的意图是在五到六年后从我们的文件中吹扫封闭的纳税申报表。为了存储客户纳税申报表和记录,我们几年前被禁止纸张,“佛罗里达州洛里达的高级税务中心Twila Midwood说。 “因此,旧记录的清除不会像它应该经常发生。”

拉斐特,加州,注册会计师办公室和律师G. Scott Haotlet也撕碎。 “就前一年的记录,工作文件,回报等而言,我们正在尽可能地禁食,”他补充说。

“我们的网络上的客户返回和支持文件的副本持有。我们保留了这些文件七年,然后删除它们,“明尼苏达州伊甸园大草原的Boulay,CPA和合作伙伴迈克Crabtree,JD说。 “我们不会保留任何客户文件的物理副本。当文件进来时,我们将它们扫描到网络上的文件夹中,并根据客户的愿望将文档返回给客户或剪切它们。“

锤击

“我们立即扫描所有文件并将原件返回到客户,”乔治亚州的杰克·哈迪,杰克哈迪说,杰克·哈迪说,主任兼议长。 “当我们处理旧硬盘驱动器时,我们首先删除所有文件,然后在物理销毁的驱动器中开始。”

根据供应商碎片的最近报告,超过一半的企业不使用专业服务来销毁旧的硬盘,USB或其他包含机密信息的硬件。特殊设备有时会发挥作用。

PON将硬盘从计算机中带出来并将驱动器放在存储中。 “确保您购买硬盘机箱,以便您可以在那些硬盘驱动器上提取任何文件,以防万一,”他补充说。

“少数旧的驱动器被抛弃的是擦除然后物理摧毁了驱动器的人:Degaussers,热,锤子和钻头,”阿姆斯特朗说。

磁盘外壳是指专门设计的盖盒或套管,以保持硬盘驱动器;它通常允许这些驱动器在需要读取旧数据时进行通信。消磁是减少或消除残余磁场的过程,并且还用于破坏磁存储的数据。

至于她练习的旧硬盘,詹姆斯说,“我们的IT专业人员从电脑中移除它们并用大锤摧毁它们。”

用于本文的重印和许可请求, 点击这里 .
文件和记录保留 文件管理 税务记录 纳税申报表 税务制作者
更多来自今天的会计