©2021亚利桑那州。版权所有。

期望值过高:管理拖延的客户

现在注册

可能会有少数从业人员对客户时间表进行很好的管理,以至于4月不比2月或3月繁忙。但是对于大多数人来说,最后一刻的文件大量涌入已经成为人们的期望。

人民所得税和所得税学院院长查克·麦凯布(Chuck McCabe)表示,虽然拥有一个拖延的客户已经够糟糕的了,但大多数从业者可能会面对至少十二个真正的拖延症患者。他说:“但是,当4月1日或以后,您有80%或以上的客户将收据的鞋盒交给您时,您就会遇到麻烦。” “因为拖延客户实际上会花费您的钱。尽管您可以向他们收取延期费用,但这是否真的可以弥补您的额外时间或以后必须保留季节性雇员的费用?然后是苛刻的客户,数百万个问题的客户,甚至还有“ 24小时内创造奇迹”的客户。幸运的是,在繁忙的税收季节中,可以使用一些技术来管理客户和客户期望。”

他说:“对于大多数纳税人而言,税收并不好玩-这就是为什么税收首先要交给您的原因。” “您必须为他们收集的文档很有趣。实际上,查找所有文档是最糟糕的部分之一。这常常是阻碍客户尽快见到您的部分。”

McCabe指出,最重要的是,税收是个人税。他说:“有些在礼节上完全礼貌和尊重的人在准备税收时会有些焦虑,苛刻甚至是彻头彻尾的粗鲁。” “因此,问题就变成了:您的客户进门时期望什么?为了完成不愉快的纳税申报任务,他们需要什么?阻碍客户发展的主要因素是什么?您如何在同理心和理解下帮助客户更好地管理这些东西?”

他说:“有很多方法可以帮助您的客户并鼓励他们养成更好的税收准备习惯。” “如果您花时间帮助他们,并使流程看起来更容易,那么您将有可能赢得终身客户。”

“一旦您与客户讨论了他们的税务状况,并了解了编制他们的税务文件所需要的时间,就必须提前多少时间以及您需要他们完成他们的纳税申报表的先兆,“ 他说。 “与客户保持透明度确实是每个人的最佳选择。”

他观察到,例如,税务准备人员和客户之间经常出现的争执是收据和文件。 “如果您希望收据和票据已经组织好并准备好,请从一开始就明确说明。如果您或办公室里的某个人愿意这样做,请确保您的客户知道同事准时进行自己在家中可以做的每小时工作。”

McCabe警告说,在任何情况下都不应允许客户对您或您的员工进行辱骂。 “如果客户对您办公室里的人感到讨厌,请保持冷静。与他们交谈,找出他们所感知的问题所在。”在找出问题所在之后,每个人都再次平静下来,让客户知道您很乐意为您解决不正确的问题,但是您要坚持民事行为和尊重的态度。

他建议:“如果您有任何真正给您和您的员工带来麻烦的客户,请不要害怕解雇他们。” “可以对客户说不,并根据需要将他们推荐给其他人。”

“调整您的时间,使您可以将每天的工作分为平淡的工作时间和面向客户的时间,而不仅仅是一直在工作。然后,清楚地宣传这些时间,但请确保提供准客户可以到达您办公室的方式,这样您就不会将其丢给竞争对手。”

他建议,在客户不太可能进来的时候(也许是早上)阻止安静的时间。 “这样一来,在几个晚上和一个周末工作不会使您过度地超出每周正常的工作时间。这样管理您的工作量将有助于您和您的同事找到更平衡的时间表,同时仍能完成工作。”

McCabe建议准备者发展专业知识,作为管理工作量和客户的一种方式。

“如果某些准备者喜欢处理个人纳税申报单,但又不想与小型企业合作,那很好。或者,也许他们喜欢帮助自雇人士,但他们不希望征收遗产税。在办公室内分配正确的退货,或与其他办公室交换推荐信息可以提高效率。这样一来,客户将始终获得所需的最佳服务,准备人员可以清楚了解自己的最佳领域。”

在税收季节管理客户和他们的期望将使每个人都变得更容易-但也必须在税收季节开始之前就开始。

首先,McCabe建议为每个客户提前提供一个税收组织者,一个给个人,一个给企业。在大多数情况下,它们是与税务软件包一起提供的。即使客户没有完成任务,它也会使他们了解准备者将需要什么以及准备者将需要完成多少工作。

McCabe建议,鉴于许多客户不填写组织者,因此他们至少应回应税务任命清单。 “对于回头客,您也可以分发弹性文件夹,将税年写在正面,客户可以在其中存储每年所需的文件。这些工具使该过程更加容易。”

McCabe非常热衷于准备者,他们为他们的网站建立了在线客户门户。他说:“税务软件提供商或税务行业供应商可以提供此服务。” “这有助于客户登录和上传重要文档,因此所有内容都在一个方便的位置供所有人访问。”

对于本文的转载和许可请求, 点击这里.
税收季节 报税表 税务记录 报税员 客户策略
今日的更多信息