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案例研究:2018年客户门户网站

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它的税收季节,从业者处于收集客户信息并通过文件进行排序。客户端门户网站不仅要促进信息交流,而且要保持该信息的安全性。

下面,四家公司分享他们的经历。

期待未来

产品: SmartVault

公司: 强大的会计LLC.

员工用户: 3

开始日期: 2011

成本: 每月每月30美元开始

记录: 首席执行官黎明博林

客观的: Dawn Brolin是一款Tech Aficionado,并在她公司强大的会计中使用大量解决方案。该公司使用了一些不同的文档管理产品,但希望真正的门户与客户互动。 SmartVault适合账单,因为,根据Brolin的说法,在公司在2011年搜索时,它是市场上最好的产品。

执行: Brolin表示,SmartVault的船上过程是“非常好”,只要公司密切关注。该公司强调其文件夹结构,该公司应与船上团队密切合作,以适用于其的方式设置客户端文件夹。

“当我们第一次设置时,我们在这个地方有客户文件夹,”布拉林说。 “我说,等一下,我们的税务人员不一定必须参与那个整个结构。让我们保持简单。所以我们的税收人现在有税库......每个税务客户都有一个金库。“ SmartVault允许公司建立部门,所以强大的会计有税库,一个小型企业保险库,IRS表示和欺诈案库保险库等。

在客户端,一切都类似地清楚地划定,所以有个人退货的客户,但与公司的税务业务也可以看到两组数据,但每个都在自己的单独部分。

好处: SmartVault.与QuickBooks集成,允许附加收据在程序之间同步,在Brolin的眼中具有重要优势。

“我也喜欢我们对客户看到的控制的控制,”她说。 “我们确实有内部文件夹,他们看不到;我们控制他们可以将文件上传到的拱顶。我们多久了解到,让您的客户流向门户网站并不好。“

挑战: “[软件提供商]都非常高兴地对云端的全部上升,但是客户对本月所有收据的一个大PDF会很好,”Brolin表示,这是哪个SmartVault目前提供。

她还提到了,需要注意它可能是用户错误,因为她不太喜欢持续赋予权限和访问,防止员工将文档上传到错误的文件夹中。她喜欢查看某些安全性和权限功能自动化。

公司成长: “SmartVault继续改善他们所做的事情,”Brolin说。 “例如,今年1月,他们添加了[Adobe的电子签名产品] DocuSign。我喜欢SmartVault是帮助我们更高效,更能处理只需要五分钟而不是30分钟的东西。 SmartVault正在展望未来...并将产品转化为帮助我们作为从业者做我们想要做的事情,这是使用我们的大脑并建议我们的客户,而不是投资我们如何做出如何进行电子签名。“

救生员

产品: 汤森路透社onvio.

公司: Pencoast税务服务

员工用户: 1

开始日期: July 2017

成本: 随着早期采用者折扣,客户中心为67.50美元,每月60美元的ONVIO文件为60美元

记录:老板布兰登费雷尔

客观的: Brandon Ferrell成立了Pengoast,因为他难以让他以前的公司禁止无纸化。他对Onvio感到情感,因为作为一家公司的年轻创始人,他一直在挣扎,努力管理他的客户负荷并跟踪他们所有的文件。

“如果你来自一个没有技术办公室,你就没有适当的系统,”他说。 “为我幸运的是,我在Facebook和Instagram上真的很大,并且通过与朋友和同事沟通,我在一年内接任200名客户。所有这些新客户端的涌入而没有系统管理他们的文件 - 我实际上只是使用Microsoft Outlook,每个人都向我发送了一切。它是残酷的。这是13年来最糟糕的税收季节,我经历过一些坏人。“

那个夏天,从他的税收从地狱中解压缩,他参加了研讨会,并达到了汤森路透的代表。他观察到湾区的每个人,他公司所在的湾区都是他们智能手机的大部分工作。他告诉代表,他想要一个可以让他和他的客户成为移动的解决方案 - Onvio是解决方案。

执行: Ferrell从汤森路透社分配了一位培训师,他们帮助他实施了Onvio。费雷尔表示,培训很好,但作为税务服务提供商,在下一个税收开始前几个月很难训练。现在,税收季节充满了挥杆,他发现他需要熟油。一旦税收赛开始,他希望看到标准的后续会议。他能够通过Onvio运行虚拟请求,看看它如何在现实生活中锻炼。

优点:“拥有手机的应用程序,以及将文档转换为PDF格式的能力,使得生活变得更加容易,”Ferrell说。 “在我的地区,一个非常科技区域,每个人都在旅途中,没有人在家里有扫描仪。我曾经有过一个为期两天的滞后,有人必须把他们的w-2工作,扫描它,给我发电子邮件......时间是金钱。该应用程序是整个卖点。我的客户可以拍照,上传它,我收到通知,我可以在我看到合身时返回。“

挑战: Ferrell知道Thomson Reuters正在寻址有一些小问题。例如,如果他想向文档发送请求,他可以从Onvio应用程序中执行此操作,但它不会与Outlook同步。

公司成长: 虽然去年,他挣扎着200个客户,Onvio允许费尔利今年轻松地占用150次。他正在努力成为100%的偏远,Onvio是帮助他实现这一目标的主要部分。目前,Ferrell正在使用单独的工作流程解决方案,但他说,一旦完全开发了Onvio,它也应该能够更换该解决方案。

再见,它

产品: Citrix ShareFile

公司: Clark Schaefer Hackett.

员工用户: 400加

开始日期: 2016年10月

成本: 联系供应商

记录: 兰迪史密斯的主任

客观的: 今天会计 去年接受Randy Smith关于Clark Schaefer Hackett.对文档管理的使用。当时,该公司正在使用该软件与另一个解决方案组合来管理文档,而不是作为完整门户。从那以后,史密斯作为它的主管,已经刺激了前100名公司使用的分享到唯一的客户端门户网站克拉克·赫克特·赫克特·赫克特该公司在IT部门放置过多的ONU之前使用的门户网站产品,而ShareFile则允许每个会计师用户在公司为新客户创建门户,而不是等待它。

执行: 由于该公司的规模更大,IT部门在实施份额文件时,IT部门担任内部培训努力,包括编写用户文件本身,根据他们的公司定制。为了聚集在一起的培训,史密斯和他的团队与他们的康斯特州的代表密切合作,非常有用。

史密斯的口头禅是,“变化很难 - 这需要时间。”在实现任何新软件时,有一个学习曲线,并且在这种大小的公司中,发生了误解。但是,员工正在将其新的“所有权”调整到他们的客户端门户网站上。

该公司不必将任何数据从旧解决方案中移动到ShareFile中,因为它们使用ShareFile More作为纯门户网站,而不是现在文档管理。

好处: 通过允许“客户责任”(负责特定客户的特定会计师负责)掌握门户网站来加速业务,Sharfile也是移动友好的,鼓励客户遵守客户。此外,用户界面比公司的前解决方案要更友好。 Smith表示,Sharfile还融合了一项财富的第三方应用程序,如权利。电子签名应用程序与客户有一个大。

挑战: Sharefile允许会计师将链接发送到某个文档到客户端。史密斯对该过程周围的安全性并不满足,因为没有人可以在没有链接的情况下访问文档,而那个链接又可以共享和重新共享,并且收到它的每个新人都不必输入密码查看它。这是一个“小安全差距”,Smith表示,ShareFile目前正在审查。改变这一点的权衡使客户稍微繁琐地访问链接文档 - 而史密斯希望保留那个用户友好的方面,同时因为客户合规性增加。

公司成长: “我们希望超越对客户的期望,”史密斯说。 “我们总是在寻找我们如何让客户的生活更容易。这是这个的重要部分。这是我们的使命。我们如何使我们的客户,社区和员工更容易更轻松? Sharefile通过带走它的障碍来实现这一点。“

简单地,安全

产品: LeapFile

公司: Resurreccion CPA公司LLC

员工用户: 2

开始日期: January 2018

成本: 每月20美元(与分层的不同)

记录: 所有者Nick Resurreccion.

客观的: Nick Resurreccion运行了一个小的独奏练习,电子邮件根本不足以交换客户端文件。他寻求一种简单的解决方案,可以为敏感的客户信息提供安全性。他选择了越来越易用的越野,因为它已经获得了马里兰州的CPA协会的批准印章。

执行: “这就是为什么我喜欢Leapfile - 它很容易,”Resurreccion说。 “我不想因复杂的实施过程而被淹没。”

会计师可以利用多层LEAPFILE的产品,但Resurrecion只需使用简单的客户端门户网站功能,即启用文件交换。它通过个性化链接作用,这是在注册的五分钟内提供的,即他的公司提供了他的公司,他可以在他的电子邮件中以简单的按钮的形式包含给客户。

好处: Resurreccion使用eAPFile的最大优势,是“绝对安全”。 LeapFile还与Microsoft Outlook集成,因此用户可以直接从程序中发送安全电子邮件,而不是退出使用Outlook。

Resurrecion还强调了门户的欢迎简单和易用性:“LeapFile让我知道谁发给我文件,并告诉我文件的状态,比如我是否下载了它。它还允许zip文件,我可以在服务器上拖入客户端文件中。它几乎像电子邮件格式组织,日期,发件人,电子邮件地址,主题行和状态。“

挑战: 除了客户合规的预期学习曲线之外,复苏委员会没有面临任何真正的挑战。由于LEAPFILE允许将Portal按钮包含在他的电子邮件中给客户端,因此他在第一次尝试时通过门户达到了大约80%的符合文档传输。剩下的20%然后符合简单的电子邮件,提醒他们使用门户。 (该公司仅在今年1月开始使用LeapFile,但他们期望最终的100%遵守。)

公司成长: “我做了一切无纸,”复苏赛说。 “我们的订婚信件是电子签名的,这帮助我允许我们更快地接收客户信息。 CPAS的问题是3月的瓶颈,所以我试图通过早期获取更多信息来减少瓶颈。门户允许我与客户沟通并告诉他们,'你有80%的信息吗?发送。不要等到100%。就像你拥有它一样,“这允许我们开始。”

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