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结算和发票软件:支票在邮件中吗?

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现金流是您实践中最重要的部分。除非您在您的客户中达成票,否则它们是在自动收费的订阅的基础上,除非他们自动收费,他们的银行账户会自动扣除,您将不会有运行练习所需的营业收入。尽可能多的客户可能重视您的练习提供的关系和服务,他们不太可能寄钱而不被问到 - 特别是在当前的危机环境中。

应收账款是可以单独独立的应用程序之一,只是一个用于发送发票和接收付款的系统,或者是一个更完整的实践管理系统的一部分。如果您选择了完整的练习管理系统,您已经有能力创建和发送发票以及跟踪付款状态(或逾期账单)。但是,如果您需要的是那些能力,那么独立的计费/发票申请可能是您的目的。为了更好地了解独立的计费系统是否会进行工作,或者如果综合实践管理系统是您的练习的方式,我们会调查七家供应商,提供管理发票和收集过程的能力。

你需要什么?

谈到账单客户端时,并非所有实践都具有相同的需求。也不是服务票据的方法。常用方法包括花费在各种任务,固定费用计费以及价值定价,进度计费,保留和订阅账单中花费的时间,以及其他“非标准”结算方法。计费居中居中的核心由您对客户的协议确定。虽然固定费金计费可能包括撰写,税收准备和可能审查,但它也可能包括工资单和其他服务。重要的是,您选择的计费解决方案足够灵活,以适应您所拥有的每个客户的协议类型。

一些供应商,如Zoho,已纳入功能,让您申请各种各样的计费方法。根据Zoho金融产品营销负责人的歌舞,“Zoho Books支持保持者,一次性和经常性的结算。 Zoho订阅支持其他非标准/订阅基础
计费等分层计费,基于批量的计费,每位席位结算,结帐日结算,日历结算和合并计费。 Zoho Books和Zoho订阅都集成了。“

并且,在这些艰难的金融时期,您可能还需要能够接受部分付款,并对发票的未缴纳部分收取利息。 “在Bill.com上,我们有办法建立经常性付款,我们的许多会计合作伙伴都为所有客户使用这一点,特别是在固定价值的价格协议时。我们的系统允许他们自动发送发票,他们可以通过信用卡或ACH自动从客户账户中提取付款,“客户会计服务战略顾问Pete Potsos告诉我们。 “我们还允许部分付款,因此如果客户无法支付全额金额,他们可以登录并支付部分付款。发票仍将显示为开放,将可供客户进入并根据需要进行另一次付款。“

一些供应商没有逐项列出他们的结算方法,简单地说明,就像imaginetime的首席执行官Carl Coe,“这是我们的核心特征和差异化。我们实际上可以处理任何账单类型以及经常付款。 imaginetime软件以灵活的结算格式提供最终的最终:从基本时光发票到灵活,可重复使用的“超级账单”,其中包括时间间隙的几个选择,包括进展和最终账单参与的能力。“

几家供应商包括吊发的营销执行官Sorana葡萄酒夹,并指出,他们可能无法处理每种可能的结算方式。 “DeCogely没有一切都没有明确的功能,但由于该平台多年来,它具有非常丰富的功能,并且可以使用大多数计费方法。但是,有时需要解决方法。在这种情况下,您可以联系到发起的客户服务团队以获得帮助,他们会找到一种方式。“魅力确实指出,该公司“提供所谓的经常性发票,这意味着您可以根据给定时间表根据客户端向客户发送自动反复发票。这种类型的账单特别适用于订阅型服务或产品。“

许多供应商包括Xero和会计师司,通过供应商的练习管理应用程序甚至是第三方提供。

“Xero的Open API和800-Plus连接应用程序的生态系统允许各种规模的公司使用适合每个任务的工具,并在多个位置进行协作,同时享受在云中的一个分类帐上工作的好处,”执行委员会说付款经理和结算解决方案Craig Walker。 “与最佳生态系统应用程序的连接允许我们的业务客户找到提供其非标准计费方法的供应商。对于我们的会计合作伙伴,我们的Open API允许与我们的实践管理解决方案(Xero Express Manager)具有强大的集成,这确实允许额外的计费方法。“

据COE表示,富有想法是一种实践管理系统,而不是仅仅是发票/应收账款。 “富有想象力在过去的20年里已经开发出来,专注于会计实践管理。用于想象力的实践管理包括安全文件共享,电子签名,时间&结算,工作流/截止日期和报告见解。 ...我们为我们的系统提供了大约1,500名会计师事务所,超过10,000名用户。“

AccountantSworld是另一个供应商,主要通过其实践管理系统提供发票功能,而不是独立。 “会计权力与我们自己的解决方案集成,练习救济,帮助会计师使用任何[最受欢迎]的计费方法,”客户成功斯坦德拉帕特尔董事表示。

适合别人

与您在练习中使用的其他应用程序集成和合作的能力是另一个重要功能。一些供应商的软件与供应商提供的其他应用程序集成。 “Zoho Books,在线会计软件和Zoho订阅,经常性结算和订阅管理软件,是独立的发票/计费应用程序,是Zoho综合金融应用更广泛套房的一部分,”甘铁说。 “Zoho的财务应用程序涵盖了商业金融的不同方面,包括发票,会计,费用管理,订阅管理,库存管理,工资管理和支付收集。我们采取了这种方法,为企业主提供了精细的可视性和控制财务区域。“

与Bill.com一样,其他供应商设计了他们的软件,可以轻松地与其他流行应用程序集成。 “Bill.com目前与QuickBooks,Quickbooks Online,Quickbooks Enterprise,Xero,Sage Intacct和Oracle Netsuite集成。其他人也建立了API的集成,“Potsos说。

Xero是另一个具有广泛集成功能的供应商,根据Walker:“我们的发票和结算与我们的其余平台无缝工作,特别是与其他供应商良好。事实上,我们的平台拥有Open API,我们的应用市场上有超过800个应用程序,其中许多符合我们的发票和结算功能专门集成。在发票方面,集成包括WorkflowMax,ServiceM8等流行供应商,并练习点火。对于账单来说,我们与比尔(Bill.com和Hubdoc)等领域的领导有强烈的集成。像ApprovalMax这样的供应商与软件的两侧集成。“

但并非所有供应商都有这种能力。我们调查的一些人提供计费,而且没有更多。一个这样的供应商是易上手的。 “目前,易上手是一个独立的产品,但我们计划将我们的电子签名解决方案融为一体,eversign。然后,您将能够接受具有法律绑定签名的报价/估计,“凤笔说。 “我们也在努力使我们的API公开,一旦发生这种情况,每个人都可以与平台互动。”


支票在互联网上

这几天,纸质检查似乎如此Décrassé。它变得非常容易以电子方式传输资金,但不是每个客户都实现这一目标,如果他们不想生成纸质检查,许多客户仍然使用信用卡。幸运的是,许多发票应用程序现在为客户提供了一种方式通过电子转移来支付方式。

酸(或自动交换屋)转移已成为电子方式接收客户付款的流行方式。它们提供易用性,并且在许多情况下,付款在客户生成后的一天,付款将在您的实践账户中记入您的练习。

银行转账和信用卡似乎几乎普遍流行。两者都很容易设置你的练习。正如Bill.com的Potsos所说,“随着每张发票,我们向用户的客户提供通过安全门户连接的能力,他们可以选择通过ACH或信用卡付款。如果客户邮件在支票中,则有些方法可以在Pill.com中将其录制为付费,然后在其会计软件中更新。运输中的数据使用行业标准传输层安全进行加密。“

但是,虽然受欢迎,但远远远非成为快速和电子方式获得付款的唯一方法。 “Xero为客户提供在线发票,提供更安全和透明的方式来快速有效地生成发票,”沃克告诉我们。 “客户通过通过电子邮件发送到实时发票的链接,显示最新的详细信息,包括付款状态,历史记录和”立即付款“按钮,然后在那里进行在线支付。 Xero展示了发票并打开发票时,可以在出色的发票上发送自动提醒。我们的发票包括许多内置的集成,并允许使用Gocardless与带状和ACH的信用卡付款。其他选项,包括PayPal的付款也是可能的。我们还将我们的伙伴关系与去年为基础的Gocardless到北美。我们与Gocardless的整合使得企业主更容易预测其现金流,因为ACH借记一旦截止到期,就会自动收集付款。“

并可以通过单击所需的付款方式直接支付发票。支付方法因信用卡支付给银行转账而异,包括PayPal,Stripe,Paylane等的付款供应商。发票也会在打开发票时提醒您,并且当通过In-Mail付款方式付款时。

这是一个很好的功能,也是其他几个供应商提供的功能。 Bill.com的Potsos解释了他们的方法:“已经看到了发票的地位。此外,Bill.com在输入/计划在其结束时付款时发送更新,然后在支付时另一个更新。“

“Xero允许用户轻松查看创建和发送的所有发票的状态。沃克说,易于识别和跟踪批准或等待付款的批准或等待的发票。 “一旦发送电子邮件并等待付款,您就可以跟踪其状态,看看它是否已被打开并最终支付。”

Zoho还包括发票状态的通知。吉迪解释说:“当客户端通过客户端门户打开发票时,将在实时将通知发送到应用程序中的实践。此外,即使没有客户端门户,您也可以跟踪发送给客户的事务电子邮件(发票,估计,保留函数),查看电子邮件已打开的时间和日期,并过滤已完成的所有事务的所有事务列表打开。“


嘿,看起来不同

虽然没有“标准”发票或流程如此,但一些供应商提到他们认为是独特和/或创新的特征。 “Bill.com中的一个独特功能是,除了发送发票,还可以包括与发票有关的附件,”Potsos表示。 “我们这样做是为了提供发票所陈述的额外支持。这可用于在门户中查看,以帮助准确记录保存。此外,在有问题的情况下,可以在我们的消息中心来回添加有关发票的注意事项。所有这些都在门户网站内的发票级别记录如下&可以保留围绕发票来记录保存目的。“

BQE的核心也有一些功能,公司的感觉是独一无二的。据综合营销经理Kari Weinberger,“公司可以使用我们最先进的自动结算功能实际上将发票放在自动驾驶仪上。 BQE Core优惠的另一个最令人兴奋的普通结算功能是分割计费。它允许BQE核心用户基于预定义的百分比在多个客户端之间为项目中的项目进行拆分。我们包含此功能,因为许多专业服务公司通常需要它。核心强大的批量计费功能允许客户在几秒钟内生成并发送数百个发票。“

无论您选择哪个供应商的应用程序,重要的是,计费/发票过程适合您的实践的工作流程,而不是相反的方式。这个重要的实践功能中的一个不错的选择将有助于保持收入流动

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